Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des revDSG ist:

Die Kontaktaufnahme erfolgt aus Datenschutzgründen ausschliesslich per E-Mail.

Diese Erklärung gilt für die öffentliche Website unter effretikon.kymeraflow.ch sowie für das digitale Bewerbungsformular, den Besichtigungsprozess und die anschliessende E-Mail-Kommunikation im Rahmen der Vermietung dieser einen Wohnung.

Wir erheben ausschliesslich die im Bewerbungsformular, im Besichtigungsprozess und in der begleitenden Kommunikation tatsächlich abgefragten Angaben:

• Angaben zu den Mietparteien (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon, Nationalität und – bei ausländischer Staatsangehörigkeit – Aufenthaltsbewilligung inkl. Ablaufdatum).
• Haushaltsangaben (Anzahl Erwachsene und Kinder, Alter der Kinder, geplante Nutzung als Hauptwohnsitz/Familienwohnung, geschäftliche Nutzung, Untervermietung, Haustiere inkl. Art und Anzahl).
• Beschäftigungs- und Einkommensangaben (Beruf, Anstellungsstatus, Arbeitgeber, Eintrittsdatum, Beschäftigungsgrad, Bruttoeinkommen).
• Finanzielle Angaben (bestehende Betreibungen oder Verlustscheine mit kurzer Erläuterung).
• Angaben zum bisherigen Mietverhältnis (Kündigungsstatus, ggf. Kündigungsgrund).
• Referenzen (Vermieterschaft, Arbeitgeber) werden erst bei engerer Auswahl separat und gezielt angefordert und nur dann verarbeitet.
• Freiwillige persönliche Angaben (Motivation, langfristige Wohnabsicht, Bemerkungen).
• Besichtigungsdaten (gewählte Termine, An-/Abwesenheit, interne Notizen).
• Hochgeladene Dokumente (z. B. Betreibungsauszug, Lohnausweise, Ausweiskopien).
• Interne Notizen, Statusverlauf und Audit-Log der Bewerbung.
• E-Mail-Kommunikation über die Adresse effretikon@kymeraflow.ch.
• Technische Protokolldaten des Hostings (IP-Adresse, Zeitstempel, Browsertyp) – datensparsam und nur zur Betriebssicherheit.

Nicht erhoben werden insbesondere Zivilstand, Musikinstrumente, Rauchgewohnheiten, laufende Rechtsstreitigkeiten oder die aktuelle Miethöhe.

Wir bearbeiten die Daten ausschliesslich für:

• Prüfung und Auswahl von Mietinteressierten (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG – Vertragsanbahnung).
• Organisation von Besichtigungen und Kommunikation.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. bei Vertragsabschluss).
• Betrieb und Sicherheit der Website (überwiegendes berechtigtes Interesse).

Freiwillige Angaben (z. B. Aufbewahrung für spätere Wohnungsangebote) erfolgen nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein:

• Supabase, Inc. — Datenbank und Objekt-Speicher für Bewerbungen und Dokumente.
• Microsoft 365 / Exchange Online — Betrieb des Postfachs effretikon@kymeraflow.ch.
• Cloudflare, Inc. — Auslieferung der Website (Edge-Hosting).
• Kymeraflow – Betrieb der Anwendung im Auftrag der Vermieterschaft — technische Umsetzung und Wartung im Auftrag der Vermieterschaft.

Eine Weitergabe an Dritte ausserhalb dieser Auftragsbearbeitung erfolgt nicht, ausgenommen zwingende gesetzliche Auskunftspflichten.

Supabase und Microsoft 365 können Daten innerhalb der EU sowie in die USA übermitteln. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. den Data Privacy Framework der USA. Der Schweizer Datenschutzbeauftragte (EDÖB) anerkennt diese Mechanismen als angemessene Garantie.

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) auf allen öffentlichen und internen Seiten.
• Zugriff auf Bewerbungsdaten nur für authentifizierte Administratoren mit Zwei-Faktor-Authentisierung (AAL2).
• Row-Level-Security in der Datenbank; öffentliche Bewerbungslinks sind Einwegtoken.
• Dokumente werden in einem privaten Storage-Bucket abgelegt und nur über kurzlebige signierte URLs ausgeliefert.
• Audit-Logging aller sicherheitsrelevanten Aktionen im Adminbereich.

Für die einzelnen Datenkategorien gelten folgende Standardfristen:

• Nicht berücksichtigte Bewerbungen: Löschung zeitnah nach Abschluss des Vermietungsprozesses.
• Abgelehnte oder zurückgezogene Bewerbungen: Löschung innerhalb von 30 Tagen.
• Warteliste: nur mit ausdrücklicher Einwilligung, maximal 12 Monate.
• Aktive Mietpartei: Aufbewahrung während der Mietdauer sowie 10 Jahre danach (OR 127).
• E-Mail-Kommunikation: bis zum Abschluss des Verfahrens, danach mit der Bewerbung gelöscht.
• Hochgeladene Dokumente: Löschung gemeinsam mit der Bewerbung; verwaiste Uploads nach 24 Stunden.
• Audit-Logs: getrennt und datensparsam, in der Regel 12 Monate.
• Technische Rate-Limit-Daten: maximal 24 Stunden.

Eine endgültige Löschung erfolgt erst nach Bestätigung durch einen Administrator. Bis dahin ist der Datensatz für die Löschung vorgemerkt und wird nicht mehr aktiv bearbeitet.

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten.
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Einschränkung der Bearbeitung sowie Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen.
• Datenübertragbarkeit im gängigen Format.
• Widerruf freiwillig erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an effretikon@kymeraflow.ch. Wir dürfen bei begründeten Zweifeln einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Es findet keine automatisierte Auswahl oder Bewertung von Bewerbungen statt. Alle Zuschlagsentscheidungen werden durch die Vermieterschaft persönlich getroffen.

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte per E-Mail an datenschutz@kymeraflow.com.

Stand: Juli 2026. Wir behalten uns Anpassungen vor, wenn sich die Bearbeitung ändert oder neue rechtliche Vorgaben gelten.